1、明确主题。收信者要在读信之前，就能知道你要说什么。主题尽量要短，太长的标题反倒是个累赘。介绍性质的电子邮件，最好的标题就是"介绍 — 你的名字"。一定要先写标题！最常见的错误就是开始时没有加题目，结果最后忘了加。
移动设备上，主题的最长长度限制一般在25到30个字符之间，所以不要写得太长。
2、正式的开头。不要太随意的打招呼，你可以使用和陌生人打招呼的方式。使用可靠的敬语开头，不要一上来就直呼其名。"尊敬的女士/先生/太太" — 如果你对她的婚姻状况不了解，你可以直接称呼"女士"。
"敬启者" — 如果你不知道谁会收到邮件，你可以使用这个短语。
3、介绍自己。你的第一句话应该向收信者介绍你自己，这样他们才会把信里的内容和人联系起来。"我的名字是..."
合适的话，加上你的头衔。如果你有很多头衔，不要全写上，只写最重要或最相关的就行。
1、解释你是如何知道收信人的邮箱的。让收信人知道获取他邮箱的方式，这样可以标明你是通过正确渠道和他取得联系的。"你的办公室经理告诉我这个电子邮件地址"
"我是在您的网站上看到这个地址的"
"某某说我应该和您联系"
2、谈谈最近一次见面（如果有的话）。如果能唤起对方对你的回忆，可以让人更愿意看你的信。"我们上周在会议上简单聊了一下"
"我们昨天在电话里聊过"
"我看过你的演讲"
3、聊聊共同的兴趣。这可以帮助你拉近和收信人的距离，并且不会让你的邮件显得冷冰冰的。为了确定你们共同的爱好，你需要对收信人多做些了解。你可以通过社交网站或领英（LinkedIn）网了解他的喜好。要人他知道你是在哪里知道他的爱好的，否则他会把你当成跟踪狂。
如果可能的话，尽量保证你们的共同兴趣和工作有关，比如你们共同的职业或专用领域内的。
4、给出你要和他联系的理由。不要等太久再说这点，毕竟，没有人会没理由就阅读大段内容。清楚直白地表明你想要什么，以及要和他联系的原因。如果你想征求意见或取得许可，特别是在第一次联系对方的时候，一定要有个度，不要太过了。"我对...很感兴趣"
"我想在某时和你进行讨论"
"我想听听你对...的意见"
5、邮件内容的主题保持一致。邮件内容写得很乱的话，收件人会失去阅读的兴趣，或者忘记开始提到的发邮件的原因。第一封邮件要简单，并且最好只问一件事。
1、感谢对方花时间阅读你的邮件。没有人愿意耗费精力详读每一封邮件，所以你最好在邮件结尾向对方表达谢意，感谢对方花时间阅读你的邮件。同样，这样简单又有礼节的举措能大大提升收件人对你的好感，也可安抚对方的情绪。"非常感谢您花费时间精力阅读此封邮件。"
"非常感谢您抽出时间来阅读我的信。"
2、留下你的联系方式，并争取与收件人再次进行联络。礼貌地请求收件人给你回信、回电话或发出其它互动邀请，这样能够增加你们联络、交流感情的机会。向对方询问问题也是一个很好的增加接触机会的方式。"当您有空时请给我回个电话，好吗？"
"有空的时候我们共进午餐吧。"
"对于某某问题，您怎么看？"
"我非常期待您的回复"
3、结束邮件。当你在书写一封求职邮件时，求职信的结尾最好简洁明了地表达你的谢意。一个简洁的结尾既能礼貌地表达你的感谢心情，又能展现你的专业素养。"谨启"
"感谢您"
"谨致最温暖/最好的问候"
"祝好"
尽量避免"你的挚爱"、"您真挚的朋友"、"感谢"、"谢谢你的关照"等这样的结尾。
4、签名。如果你没有在邮件服务里设置自动添加签名，那么你需要在结尾签名并留下联系方式。不要在结尾赘留过多的联系方式，只需要留给收件人最容易联系到你的方式即可。签名中不要引用。
5、检查、预览你的邮件。在点击"发送"按钮前，花时间检查一下你的邮件，如有错误，记得及时修改。由于这封邮件是你第一次和收件人联系，你需要尽可能留下最好的印象。错误的拼写和语法错误会让你的邮件显得不够专业。
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