1、写封附件。在办公室内有很多人一起用传真机 。因为每个人都看的到你的传真，所以最好附上附件 。这样可确保没人拿错传真。附件包括收信者数据、内容及页数。还有寄信者数据如名字及传真号码，这样收信者才知道谁寄给的。
2、拨传真号码。接着，你必须和打电话一样拨传真号码。 大部分传真机都不必拨区码但长途的就要。有的无论何地都要拨区码。看看你是哪种机型。有时区码前需要拨国码(1是美国) ，但只在需要区码的情况下。长途的一定要国码。
拨长途时也要先拨 9。 查查看说明书。
记住是传真号码不是电话号码。传真号码通常会印在名片上，很容易看错。
3、确定操作方法。当你将纸放进机器内，你必须放对方向。纸张会被扫瞄，所以若朝向错的方向，你传的文件会是空白的。传之前确定纸是朝上的。不同的机型有不同的操作方法。所以机器都有标示 。在放纸的地方找找看有无纸张有折角的符号。 符号上有一面有线条，另一面是空白的。
若折角的地方有线条表示空白面要朝自己。
若折角的地方是空白表示前面要朝自己。
4、传对文件。用标准尺寸的纸最好。用不标准尺寸的纸可能会卡纸或无效或伤害机器。若你是要用收到的传真纸传真，你就必须先影印，再用影印的那份来传。一般尺寸的纸是 A4 或印有信头的信纸 。
1、用传真机传真。做好以上步骤就准备传真。放好纸张并拨号，就可按下送出。通常此键会很大及标示清楚。好了! 传出去了!在按下送出后你会听到哔声及蜂鸣音。这是正常的。这是机器们沟通的方式。当传真成功通过你会听到一长且清楚的哔声。若不成功你会听到强烈的声音。你就该检查机器有何问题。
2、用网络传真。也可以用网络传真。有许多服务可使用但大多要钱 。然而若你不常传真且不想买机器又不想用快捷，这可以是聪明的投资。Pamfax 是 Skype提供的传真服务。这要花点钱。
Hellofax是整合Google Drive的传真服务，让你轻松传 Google 文件。包含一些免费的传真而且收取少许费用。
3、用电子邮件传真。看你是要传到何号码，有可能可以用电子邮件方式将档案传到传真机而且不花一毛钱。然而你应记住这方法只适用少数号码及数据。你可查查在网上看是否包含传真号码。
使用以下公式来创造你要寄的电子邮件地址: “remote-printer.First_Last@12345678910.iddd.tpc.int”
除去括号并改成传真号码(包含国码及区码) ，前后是收件者名称。
只有文字区内的文字会出现在传真中。无法附加PDFs 或其它文件。
一定要输入完整号码包含区码及长途码。
传真纸
收件者号码
传真机或计算机
网络
