传真机有普通电话传真机，还有多功能一体化机，还有电脑软件传真机。操作按件、界面也不尽相同，但是对于接收传真实际就分两种，一是自动接收：自动收传真是传真常用功能，一般有个专门切换按钮（传统传真机）或设置（一体机或软件），选择后对方拨打传真机号码即可听到传真应答声，之后对方按传真开始键即可传真，而本方自动接收打印出稿件。自动发一般是一体机或软件才能实现按时自动发送稿件到对方传真号码，此时对方也要开启自动接收。一是人工接收：听到电话铃后，拿起听筒接通电话手动按传真开始键，对方就能获得传真应答声，之后如自动接收流程一样。人工发传真时先把稿纸按放到位（传统传真机是稿件字向下放置会自动吸附一半到机器里，正确时有提示音和提示文字），拨打对方传真机号码，听到传真应答声或让对方手动给信号后，即可按开始传真键，等待稿件自动排出，屏幕提示完成。一般是自动收，人工发。
传真机使用必须有相应的耗材如墨粉、纸张等，还有接线口安装都必须正确，这样才能顺利接收到传真。其实检验这个功能一点也不难，只要能打进打出电话，说明传真信号传输没有问题，只要把纸张放入纸架，传真机会自动检测，只要不发出检测告警信号，说明各项功能就正常了。
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