新闻稿的正规格式是在一篇新闻中，把最重要、最新鲜、最吸引人的事实放在导语中，导语中又往往是将最精彩的内容放在最前端，在新闻主体部分，各段内容也是依照重要性递减的顺序来安排。
新闻稿是公司/机构/政府/学校等单位发送予传媒的通信渠道，用来公布有新闻价值的消息。通常会用电子邮件、传真、书信(电脑打印)形式分发予报章、杂志、电台、电视台(电视网络)、通讯社的编辑，亦有专业公司提供分发商业新闻稿的服务。不少新闻稿是通知各大传媒有关记者招待会的消息。新闻稿异于新闻，新闻稿是鼓励新闻记者在该题材上撰写的稿件。
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